ERP sistem za firme - Gideon Secure ERP

1. Analiza poslovnih procesa

Prije bilo kakve konfiguracije sjedamo s vašim ljudima i snimamo kako poduzeće stvarno radi: kako nastaje narudžba, tko odobrava nabavu, kako se knjiže dokumenti, gdje zapinje. Rezultat je dokumentiran plan implementacije s popisom modula, korisnika i prilagodbi. U ovoj fazi se otkrije i većina skrivenih problema, primjerice dupli šifarnici ili procesi koji postoje samo u glavi jedne osobe.

2. Priprema i migracija podataka

Iz starog programa, Excela ili papirnatih evidencija preuzimamo šifarnike artikala, partnere, cjenike, otvorene stavke i početna stanja. Podatke prvo čistimo: uklanjamo duplikate, ujednačavamo nazive i mjerne jedinice, provjeravamo salda. Migracija se uvijek radi prvo na testnom okruženju, pa se rezultati usporede sa starim stanjem prije nego što išta uđe u produkciju.

3. Konfiguracija i testiranje

Sustav postavljamo prema planu iz analize: kontni plan, tipovi dokumenata, skladišta, uloge i prava pristupa za svakog korisnika. Zatim ključni korisnici prolaze stvarne scenarije na vlastitim podacima, od ulazne fakture do izvještaja. Sve što ne odgovara stvarnom procesu ispravlja se sada, dok je jeftino, a ne nakon prelaska.

4. Obuka korisnika

Obuku radimo po ulogama: skladištar uči ono što skladištar radi, knjigovođa svoje module, uprava izvještaje i kontrolne ekrane. Radi se na vašim podacima, ne na demo primjerima, pa korisnici prvi radni dan u novom sustavu dočekaju s poznatim ekranima. Uz obuku ostaju i pisane upute za svaki proces.

5. Go-live i podrška

Prelazak planiramo na početak obračunskog razdoblja, s dogovorenim kontrolnim točkama: prvi izdani račun, prva primka, prvi obračun PDV-a, prvi obračun plaća. Prvih tjedana naš tim je pojačano dostupan i svakodnevno prati rad, a nakon stabilizacije prelazi se na redovnu podršku i plan nadogradnji.

Trajanje ovisi o broju modula, količini i kvaliteti postojećih podataka te dostupnosti vaših ključnih ljudi tijekom projekta. Okvirni rasponi iz naše prakse izgledaju ovako:

Najveći utjecaj na rok nemaju tehnički zadaci nego stanje podataka i odlučivanje. Ako su šifarnici uredni i osoba koja poznaje procese sudjeluje u projektu, rokovi iz tablice su realni. Ako se podaci tek moraju rekonstruirati iz više izvora, planirajte rezervu. Zato u analizi uvijek prvo procijenimo kvalitetu podataka i to ugradimo u plan, pa rok koji dogovorimo bude rok koji vrijedi.

ERP sustav drži najvrjednije što poduzeće ima: financije, plaće, cjenike, podatke o kupcima i dobavljačima. Upravo zato je ERP prva meta ransomware napada i prijevara s lažnim fakturama. Većina proizvođača poslovnog softvera sigurnost dodaje naknadno; NeoBit je prije svega cyber security poduzeće, pa je Gideon Secure ERP građen obrnutim redom - prvo sigurnosni temelji, onda funkcionalnosti.

Što to konkretno znači u praksi:

• Enkripcija bez iznimke - podaci su šifrirani i u prijenosu i u pohrani, uključujući sigurnosne kopije. Ni gubitak diska ni presretanje prometa ne otkrivaju sadržaj vaših knjiga.
• Kontrola pristupa po načelu najmanje privilegije - svaki korisnik dobiva točno ona prava koja mu trebaju za posao, ništa više. Odlazak zaposlenika znači gašenje računa jednim klikom, bez zaboravljenih pristupa.
• Backup koji se testira, ne samo radi - sigurnosne kopije rade se automatski po 3-2-1 pravilu, a oporavak se redovito provjerava. Kopija koja se nikad nije vraćala nije backup, nego nada.
• Testiran vlastitim penetracijskim testovima - isti tim koji za klijente radi penetracijska testiranja redovito napada i vlastiti ERP. Ranjivosti tražimo mi, prije nego što ih nađe netko drugi.
• Mogućnost 24/7 nadzora - ERP se može uključiti u SOC nadzor, pa se sumnjive prijave, neuobičajeni izvozi podataka ili pokušaji zaobilaženja prava uočavaju u trenutku kada se dogode.

Za vas to znači jednostavnu računicu: umjesto da kupite ERP od jednog dobavljača, pa sigurnost krpate s drugim, dobivate sustav u kojem su poslovanje i zaštita podataka jedan proizvod, s jednom odgovornom adresom.

Kako odabrati ERP sustav za svoje poduzeće?

Krenite od procesa, ne od cjenika. Popišite što vam danas oduzima najviše vremena (dupli unosi, usklađivanje tablica, čekanje na izvještaje) i tražite sustav koji to rješava. Provjerite tri stvari: je li rješenje usklađeno s lokalnim propisima, kakvu podršku dobivate nakon uvođenja i kako su zaštićeni podaci. Prije odluke zatražite demo na primjerima iz vlastite djelatnosti, a ne generičku prezentaciju.

Možemo li prenijeti podatke iz starog programa ili Excela?

Da, migracija podataka je standardan dio uvođenja. Preuzimamo šifarnike artikala, partnere, cjenike, otvorene stavke i početna stanja iz starog programa, Excel tablica ili kombinacije izvora. Podaci se prvo čiste i migriraju na testno okruženje, pa se rezultat usporedi sa starim stanjem prije prelaska u produkciju. Povijest poslovanja ne ostaje zarobljena u starom softveru.

Radi li ERP u oblaku ili na našem serveru?

Podržana su oba modela. Rad u oblaku znači pristup s bilo koje lokacije i bez brige o vlastitoj infrastrukturi, dok instalacija na vašem serveru daje potpunu kontrolu nad okruženjem. U oba slučaja vrijede iste sigurnosne mjere: enkripcija podataka, kontrola pristupa po ulogama i automatske sigurnosne kopije. Na analizi preporučimo model koji odgovara vašoj infrastrukturi i propisima koji vas obvezuju.

Hoće li ERP raditi s našim knjigovodstvenim servisom?

Hoće. Vanjski knjigovođa dobiva vlastiti korisnički račun s pravima ograničenima na računovodstvene module, pa radi izravno u sustavu umjesto da mu mjesečno šaljete fascikle i tablice. Svi izvještaji, PDV podloge i izvozi dostupni su mu u realnom vremenu, a audit log bilježi svaku izmjenu. Ako kasnije knjigovodstvo preuzmete interno, podaci i procesi ostaju isti.

Koliko košta ERP sustav?

Cijena ovisi o broju korisnika, odabranim modulima i opsegu migracije podataka, pa se određuje ponudom nakon kratke analize. Plaćate samo module koje stvarno koristite, a sustav se širi kad i vaše poslovanje. Najbrži put do konkretne brojke je zatražiti demo putem obrasca na stranici ili nam pisati na email, pa nakon razgovora dobivate ponudu bez obveze.